Das Thema BYOD (Bring your own device) hat in der letzten Zeit vor allem aufgrund der weiter fortschreitenden Digitalisierung sehr an Bedeutung gewonnen. Viele Unternehmen wissen trotzdem noch nicht viel mit dem Thema anzufangen bzw. sind sich der damit einhergehenden Risiken und Gefahren nicht bewusst. BYOD beschreibt den Einsatz meist mobiler Endgeräten (Smartphones, Tablets, Laptops etc.) im Unternehmen. Der Begriff impliziert zwar den durch das Unternehmen angeordneten bzw. zumindest abgesprochenen Einsatz dieser, die Nutzung mobiler Endgeräte im Unternehmensnetzwerk erfolgt aber auch oftmals ohne Wissen desselbigen. Die Nutzung privater Geräte im Unternehmen soll vor allem den Mitarbeitern eine größere Auswahl bei den Geräten und somit eine bessere Orientierung an deren persönlichen Bedürfnissen ermöglichen. Zudem kann durch den Einsatz privater Geräte aber auch der finanzielle Aufwand minimiert und Geld für die Anschaffung teurer Geräte eingespart werden.
BYOD bedeutet aber nicht nur Einsparungen und die sinnvolle Orientierung an den Präferenzen der Beschäftigten. Für das Unternehmen kann die Nutzung mobiler Endgeräte auch ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko darstellen. Firmendaten werden beim Einsatz von Smartphones, Tablets etc. auf nicht- oder nur teilweise kontrollierbaren Geräten verarbeitet. Zudem werden diese Geräte auch oft mit dem internen Netzwerk des Unternehmens verbunden. Es besteht daher die Gefahr (un-)beabsichtigt Schadsoftware in das Unternehmensnetzwerk einzuschleusen oder Firmeninterna auszuspionieren. Außerdem steht das Konzept des BYOD der Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur entgegen. Die Komplexität durch die vielen verschiedenen Endgeräte bedeutet oftmals einen höheren Aufwand sowie eine geringere Effizienz des Systems. Des Weiteren können nicht nur die Sicherheitsfragen und die eventuell höheren Kosten zum Problem für das Unternehmen werden und einen Einsatz von privaten Endgeräten schnell unattraktiv werden lassen. Ebenfalls müssen personenbezogene Daten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen geschützt werden. Der Datenschutz und die rechtliche Haftung sind somit ebenfalls von herausragender Bedeutung.
Die Nutzung von privaten (mobilen) Endgeräten im Unternehmen erfordert einen strengen Prozess, in welchem die Anforderungen des Systems, der Geräte und der Mitarbeiter definiert werden. Vor allem die Sicherheits- und IT-Anforderungen (Verschlüsselung, Verwaltung, Netzwerkzugriff, Apps etc.) sind genau festzulegen und möglichst systemseitig zu hinterlegen. In den Verwaltungs- und Nutzungsrichtlinien sollten zudem die spezifischen Firmen-Anforderungen, aber auch der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter genau festgelegt werden. Der Zugriff auf Dokumente und Daten des Unternehmens, rechtliche Verantwortlichkeiten, Verhalten in bestimmten Situationen und Fällen, allgemeine Standards etc. sollten sehr strikt definiert werden. Ebenso werden dem Unternehmen Rechte in bestimmten Fällen eingeräumt (Sperrung des Gerätes bei Verlust, Überwachung etc.).
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Ihnen bei der Erstellung eines maßgeschneiderten BYOD-Konzeptes und der für die rechtskonforme Nutzung nötigen Richtlinien helfen. Zudem kann ein externer Datenschutzbeauftragter Ihnen darüber hinaus dabei helfen Gefahren zu erkennen, im Vorfeld zu verhindern und die geltenden Gesetze zu beachten. Hierdurch können Sie effizienter und vor allem sicherer arbeiten.
Gerne unterstützen wir Sie in diesem Bereich und stehen Ihnen für Fragen rund um das Thema mobile Endgeräte, Datenschutz und externer Datenschutzbeauftragter zur Verfügung.